Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) Vekalet ve İkinci Görev Aylığı İşlemleri Sıkça Sorulan Sorular
1: Veri girişi hatası yapılmış ve muhasebe birimine gönder işlemi yaptıktan sonra düzeltme işlemi yapılamamaktadır.
CEVAP: Onaylı bordrolar üzerinde düzeltme işlemi yapılamaz düzeltme yapılabilmesi için muhasebe birimin iade ettikten sonra veri girişi kontrolü ve yeniden hesaplama yapılması ve sonrasında tekrar muhasebe birimine gönder yapılması gerekmektedir.
2: Bordrolar oluşturulmuş muhasebe birimine gönder yapıldıktan sonra bordro ve ödeme emri belgesi alınamaktadır.
CEVAP: Raporlar kısmından bordro ve ödeme emrini alabilirsiniz.
3: KBS sisteminde vekalet aylığı hesaplama yapılabilmesi için personel sorgulama butonuna basığımızda hata vermektedir.
CEVAP: KBS üzerinden vekalet aylığı hesaplaması say2000i üzerinden veri girişi yapılmış ve maaş hesaplaması yapılan personelin vekalet aylığı hesaplaması yapılabilmektedir.
4: KBS üzerinden hesaplanan vekalet aylığı dönemi nedir.
CEVAP: KBS üzerinden hesaplanan vekalet aylığı dönemi Ayın 15 i ile 14 ü arası dönemi kapsamaktadır. Örneğin 15 Mayıs da yapılacak vekalet aylığı ödemesi 15 Nisan – 14 Mayıs dönemini kapsamaktadır.
5: Maaş birimi tarafından KBS Vekalet-İkinci Görev modülünden ikinci görev aylığı hesaplama yapılmıştır. Kısıt gün hakedenler için hesaplama yapılmaya çalışıldığında 27/31 gün kısıt hak edişi olan kişi için 15.10.2014 – 14.11.2014 dönemi için Ekim ayı seçildiğinde 364,97- brüt 234,46-net hesaplamaktadır. Ancak, Kasım ayı seçilerek hesaplama yapıldığında Ekim ayı için olması gereken tutar doğru bulunmaktadır.
CEVAP: İkinci görev aylığı hesaplaması vekalet aylığı gibi çalışılıp hak edilen ücret olduğundan dolayı sistemin çalışması şu şekilde hazırlanmıştır. Hesaplama yapılmak istenen ay bir önceki ayı dikkate alarak yapmaktadır yani sizlerin de belirtiği gibi kasım ayı hesaplaması yapar iken ekim ayında hak edilen ücret hesaplanmaktadır bu sebeple kasım ayı hesaplama olarak seçildiği takdirde ekim ayı ay böleni yani bir önceki ay bölenini dikkate almaktadır.
6: KBS sisteminde vekalet aylığı hesaplama yapılabilmesi için personel sorgulama butonuna basığımızda veriler hatalı olarak gelmektedir. Örneğin yan ödeme zamları hatalı olarak gelmektedir.
CEVAP: Sistem ilgili personelin verilerinin say2000i de kayıtlı veriler ekrana getirmektedir bir hata var ise say2000i tarafından düzeltilmesi gerekmektedir.
7: Banka bilgileri değiştirilemektedir. say2000i
CEVAP: Sistem ilgili personelin verilerinin say2000i de kayıtlı veriler ekrana getirildiği için sistem maaş bilgi girişinde kayıtlı olan banka bilgilerini getirmektedir. Banka bilgileri değişikliği yapılmamaktadır.
8: İkinci görev aylığı hesaplamasında yan ödeme zamları hesaplamaya nasıl dahil edilmektedir.
CEVAP: Yan ödeme zammı hesaplanır iken aynı cins zamlardan fazla olanı ile farklı cinsteki zamlar hesaba katılır.
9: Vekalet ücretleri KBS sistemi üzerinden hesaplanıp ödeme işlemi yapıldıktan sonra hata yapıldığı tespit edilmiştir düzeltme işlemini nasıl yapabiliriz.
CEVAP: Eksik hesaplama var ise farklarını manuel hesaplayıp ödemeniz fazla hesaplama var ise kişi borcuna alarak tahsil edebilirsiniz.
10: Say2000i muhasebe sisteminde vekalet aylığı hesaplama butonu içerisindeki iade et butonu hala gerekli alanlar doldurulduğu halde aktif hale gelmemektedir. Bundan dolayı vekalet aylıkları sistem üzerinden yapılamamaktadır.
CEVAP: İade işlemi 505 yetkili kişi tarafından yapılabilmektedir.
11: muhasebe birimince onaylanmış fişler muhasebe birimi tarafında nasıl iade edilecektir.
CEVAP: A- VEKALET İŞLEMİNİ MUHASEBE BİRİMİNE GÖNDERMİŞ VE MUHASEBE BİRİMİ TARAFINDAN MUHASEBE KAYIT FORMUNDA İŞLEM NUMARASI ALMIŞ FİŞLER İÇİN;
Muhasebe Birimi tarafından;
- İşlem numarasını alınmış fişler için Maaş Düzelt butonuna basılarak öncelikle ilgili fiş I (İptalli) duruma getirilecektir (505 yetkili personel)
- Sonra İade işlemi yapılacak.
Harcama Birimi Tarafından
1. KBS de tekrar Bordro Hesaplama , Ödeme Emri alma ve Muhasebe Birimine Gönder işleminin sırasıyla yapılması gerekmektedir.
B- VEKALET İŞLEMİNİ MUHASEBE BİRİMİNE GÖNDERMİŞ ANCAK MUHASEBE BİRİMİ TARAFINDAN MUHASEBE KAYDI YAPILMAMIŞ VEKALET İŞLEMLERİ İLE İLGİLİ OLARAK;
1. Henüz işlem numarası alınmadı ise; İade işlemini yapılacak.
2. KBS de tekrar Bordro Hesaplama , Ödeme Emri alma ve Muhasebe Birimine Gönder işleminin sırasıyla yapılması gerekmektedir.
C- VEKALET İŞLEMİNİ MUHASEBE BİRİMİNE GÖNDERMİŞ OLANLARLARDAN ÖDEME EMRİ BELGESİNDE AYAKLARI TUTMAYAN, KURUŞ HATASI OLANLARLA İLGİLİ OLARAK;
1. KBS de tekrar Bordro Hesaplama , Ödeme Emri alma ve Muhasebe Birimine Gönder işleminin sırasıyla yapılması gerekmektedir.
12: Kurumlardan muhasebe müdürlüğüne gönderme yapıldığı halde muhasebede de bordro görüldüğü halde “MUHASEBELEŞTİR” yapılamamaktadır.
CEVAP: Harcama birimince sırası ile bordro ve ödeme emri alınması gerekmektedir. Hesaplama yapıldıktan sonra bordro ve ödeme emrinin oluşturulup kontrol edilmesi gerekmektedir. Bazı durumlarda ödeme emri ayakalrında kuruş farkı oluşmakta ve muhasebeleştirme yapılamamaktadır.
13: Tıp Fakültesi kadrosunda bulunan Başhekim ve Başhekim yardımcılarına ödenen 2. görev aylığı hesaplamasında zamlara ilişkin herhangi bir oranın girilmesi istenmektedir ancak yan ödeme kararnamesinde akademisyenlere ait bir zam oranı bulunmadığından sistemde bu kişilere nasıl ödeme yapılacaktır?
CEVAP: Asli kadrosunda yan ödeme zammı bulunmamakla beraber ikinci görev için herhangi bir yan ödeme zammı var ise sisteme bu zamların girilip hesaplama yapılması gerekmektedir.
14: 14 günlük kıst vekalet ücreti ödemesi için KBS_maaş modülü-vekalet ücreti bölümünde hesaplama yapıldığında hiç yan ödeme hesaplanmaması gerekirken sistem vekalet ücreti hesaplamakta.(-)TL düşük bordro çıkarmaktadır. (sadece ek ödeme ve özel hizmet tazminatı farkı vermesi gerekir)
CEVAP: Bütçeden alınan görüş gereği yan ödeme ve özel hizmet ayrı olarak değil toplam olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde fazla ödeme söz konusu olacaktır. Bu sebeple bordroda eksi olması ve özel hizmetten düşülmesi gerekmektedir. Yan ödeme ve özel hizmet hesaplanır pozitif tutar var ise ödeme yapılır.
15: Vekalet bilgi girişinde yan ödeme ve tazminatları cetvelden seç butonu ile seçtiğimizde açılan pencerede ek göstergesi ve ek ödemesi otomatik olarak seçtiğimizde kaydet tuşuna basıldığında şu şekilde ileti geliyor (Yan ödemeler alanlarından en az birini doldurmalısınız). Aynı ileti özel hizmet tazminatında da geliyor ,bu yüzden kayıt işlemi yapılamıyor
CEVAP: Yan ödeme cetvelleri için manuel müdahale ile veri girişi yapabilirsiniz.
16: Aralık ayına ilişkin vekalet ve ikinci görev aylıkları için KBS-Vekalet-İkinci Görev Modülüne girildiğinde Aralık 2014 ayı için hesaplama seçeneği çıkmamaktadır.
CEVAP: Aralık ve ocak dönemi hesaplaması için hesaplama bilgileri alanına cari ve geçmiş ay gün sayısı alanı açılmıştır. Cari ay gün sayısı ocak ayı geçmiş ay gün sayısı için aralık ayın gün sayısını girdiğiniz takdirde katsayı farkını dikkate alarak hesaplama yapılacaktır.
17: Vekalet Bilgi girişinden vekalet girişi yapıldığı zaman vekalet alması gereken yan ödeme ve özel hizmet tazminatı farklarının manuel girişlerin aktif olmadığından tazminatlara ait vekalet hesabı yapılamamaktadır.
CEVAP: Vekalet edilen kadronun yan ödeme ve tazminatları cetvelden seç butonu ile seçilip, hesaplama esnasında farkları sistem otomatik olarak hesaplamaktadır. Sisteme fark girilmemektedir.
18: Vekalet Aylığı ile ilgili modülde işlem yapıldığında (Boş Kadro için) Vekalet Aylığı Bordrosunda Gösterge Aylığı ve Ek Gösterge Aylığının sistem tarafından hesaplanarak ödendiği görülmektedir. Bu iki rakamın sıfır olması ve bunlarla ilgili ödeme olmaması gerektiği düşünülmektedir.
CEVAP: Vekalet bilgi girişi ekranında hesaplama türü seçmeniz takdirde buna göre hesaplama yapacaktır. 666 Sayılı KHK için Tebliğ
161 seri no’lu Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği 2 inci maddesinin (ğ) bendinde “375 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin ek 9 uncu maddesinin birinci fıkrası kapsamına giren personelden, anılan maddenin üçüncü ve altıncı fıkraları ile söz konusu Kanun Hükmünde Kararnamenin ek 10 uncu, geçici 12 nci, geçici 14 üncü ve geçici 16 ncı maddelerinde yer alan hükümlere istinaden;
…
ğ) Bir kadroya açıktan vekil olarak atananlar,
…
hiçbir suretle söz konusu ek 9 uncu maddenin birinci fıkrasında belirtilen ek ödemeden yararlandırılmayacaktır.” denilmektedir.
19: Vekaleten atanan personelin yan ödeme fark tutarlarını hesaplama yapılmıyor,özel hizmet tazminatlarının da (-5 puan ) vekalet tutarından düşmesi gerekirken düşülmüyor.
CEVAP: Bütçe ve mali Kontrol Genel Müdürlüğünün konu hakkındaki görüşü aşağıdadır.
