Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) Ek Ders İşlemleri (Akademik Personel) Sıkça Sorulan Sorular
Soru 1-)Ek ders ödemelerini KBS sisteminden yapmaktayız ancak 2 öğretim üyemizin soyadları değişmesine rağmen(maaş bilgi sisteminde ve merniste değişmesine rağmen) KBS ek ders ödeme kısmına eski soyadları gelmektedir. Nasıl değiştirebiliriz?
CEVAP:Ek ders bilgi girişi ekranında söz konusu personelin ismi üzerinde mouse ile sağ tıklayıp açılan pencerede güncelle seçeneğini seçerseniz düzelecektir.
Soru 2-)Ek ders modülünde kurumsal hesaplama yaparken örgün eğitimle birlikte ikinci öğretim bordrosunu aynı anda açmamaktadır. Örgün veya ikinci öğretimden birini açabiliyoruz.
CEVAP:Matrah güncellemeden iki ayrı kurumsal bordro yapamazsınız.
Soru 3-)KBS sisteminde ek ders modülünde idari görevi olan bazı akademisyenlerin, ek ders saat ücretleri otomatik olarak hesaplanırken yanlış hesaplanmaktadır. Örnek olarak; Dekan yardımcısı doçentin ek ders saat ücreti okutman ile aynı hesaplanmaktadır.
CEVAP: KBS ek ders modülünden ilgili personelin görevine ilişkin unvanı seçtikten sonra hesaplayınız. Örnek olarak; Bölüm Başkanı Profesör.
Soru 4-)Maaş ödemesi yapılan banka değiştiğinden, kamu personeli harcama yönetim sistemi ek ders ödemeleri kısmında ocak ayı ek ders hesaplamaları yapıldıktan sonra ödeme emri belgesi al dediğimiz zaman ödeme yapılan banka olarak yeni maaş alınan banka bilgileri değil de eski banka bilgileri yer almaktadır. Harcama yönetim sistemi banka bilgileri güncelleme kısmından banka eklemesi yapılmakta olup eski banka bilgilerini silmek istediğimiz zaman sil butonu yer almadığından ödeme eski banka hesabına yapılıyor gözükmektedir.Yeni bankayı ek ders ödeme emrinde nasıl görebiliriz?
CEVAP: Say2000i’de banka bilgileri değişince kurum personelinin banka bilgileri KBS’de otomatik değişmektedir. Kurum dışı çalışan personelin banka bilgilerini yeniden girmeniz gerekmektedir. KBS’de bu işlemleri yeni bir açık bordro oluşturarak kontrol edebilirsiniz.
Soru 5-)Yaz okulu ders ücretleri veri girişinde öğretim üyesi ve öğretim görevlisi ek ders ücretleri 1 (bir) katın altında veri girişini kabul etmemektedir.
CEVAP: Sistem minimum 1(bir) katı hesaplayacak şekilde tasarlandı. Bir katın altında bir tutar giremezsiniz. Mevzuatsal olarak 1(bir) katın altına izin vermemiz uygun değildir.
Soru 6-) KBS sistemi üzerinden final sınav ücretleri bordrosu oluşturduktan sonra üniversitemizin diğer birimlerinde görevlendirilen öğretim üyelerini sisteme işleyip kaydet butonuna bastığımızda, öğretim üyesinin verilerinin doğru olmasına rağmen kişinin kurum hesabı dışında bir başka banka hesabı olduğu uyarısı vermektedir ve bireysel bordro düzenleyin uyarısı almaktayız. Özellikle enstitülerde derse giren hocalarımızın asıl görev yerleri fakültelerdir. Bu hocalarımız için ayrı ayrı ödeme emri belgesi ve bordromu oluşturmamız gerekmektedir?
CEVAP: Hocaların fakülte ile aynı bankada hesap açtırmaları ve bir defaya mahsus IBAN girilmesi gerekmektedir. Hesap açtırmayan hocalar içinse münferit yapılacaktır. Ayrıca önce personel listesine tanımlama yapılmalı ve bu işlemden sonra yeni bordro oluşturulmalıdır.
Soru 7-)Üniversitemizde ders veren askeri personel için KBS de ek ders işlemi yapılırken askeri personeller maaşlarını say2000i sistemi üzerinden almadıkları için sistem emekli sandığına kaydını görmemektedir. Ayrıca KBS’de hesaplama yaparken SGK kesintisi yapılmaktadır. Bu konuda nasıl bir kayıt yapmalıyız.
CEVAP: Kurum dışı personeli KBS sistemine tanımlandıktan sonra istihdam tipini kadrolu olarak seçerseniz kesenek kesmez.
Soru 8-)Enstitümüze ait ek dersler yapılamamaktadır. İlgili sorun şu şekildedir: bilgi girişine tıklayıp gerekli tarih aralığı (30/06/2014-03/08/2014) ve örgün öğretim (teorik) seçildikten sonra, tamam butonuna tıkladığımızda ekranda beklenmeyen bir hata oluştu şeklinde uyarı almaktayız.Ek ders hesaplamasını nasıl yapabilirz?
CEVAP: Sizin seçmeye çalıştığınız dönem KBS’de tanımlanmış olan dönemlere (Temmuz-Aralık 2014) uymadığından sorun yaşamaktasınız. Tarih aralığınızı 01/07/2014-03/08/2014 seçersiniz sorununuz çözülecektir.
Soru 9-)Kurumumuza bağlı birimlerin ek ders işlemlerini yaparken; I. öğretime ait final ücretini sisteme girdikten sonra, II. ögretime ait final ücretlerini girince ” Aynı dönemde açık veya muhasebeye gönderilmiş kurumsal bordronuz varsa yeni bir kurumsal bordro oluşturamazsınız” uyarısını almaktayız. Ayrıca enstitülerimizin bölümleri için farklı hesaplamalar (farklı ders saati ücretlerinden dolayı) yapılması gerektiğinden aynı döneme ait birden fazla hesaplama yapılması gerekmektedir. Bu konuda nasıl bir işlem yapmalıyız?
CEVAP: Kurumsal bordronun vergi matrahı güncellenmeden yeni bir kurumsal bordro oluşturmanıza sistem izin vermez. İşlemleri sırasıyla tamamlamanız gerekiyor.
Soru 10-)İlgili ay içerisinde Yrd. Doç. iken Doçent olan öğretim üyelerinin ek ders saat ücreti değiştiğinden ek ders modülünde ödemeleri yapılamamaktadır. Ek ders modülünde zorunlu ders yükü düşülmediğinden toplam olarak görüldüğü ve bu yüzden zorunlu ders yükünün tamamını ücret olarak görmektedir. Nasıl bir yol izlemeliyiz?
CEVAP: KBS ek ders modülü yük hesabı yapmamaktadır. Unvan değişikliği olan personel için ek ders veri giriş sayfasında bulunan personel bilgileri butonuna tıklayıp açılan ara yüzde unvan değişikliği yaptıktan sonra kaydet butonuna basarsanız yeni unvandan ek ders hesabı yapabilirsiniz. Burada yapılan değişiklikler Say2000i maaş işlemlerindeki unvanı değiştirmemektedir.
Soru 11-)Üniversitelerde idari görevi olan olan akademik personel için KBS ek ders modülünde; ders saati ücreti hesaplanırken öğretim görevlisi için belirlenen katsayı üzerinden hesaplanmakta ve idari görevi olan dekan, müdür ile bölüm başkanı öğretim üyelerinin ücreti tahakkuku noksan yapılmaktadır.
CEVAP: KBS’de ilgili personelin unvanını değiştirebilirsiniz. Maaş ile ek ders modülü birbirinden bağımsızdır.
Soru 12-)Kamu Hesapları Bilgi Sitemi (KBS) üzerinden harcama birimleri dışarıdan ders vermek üzere görevlendirilen emekli veya diğer görevlendirmeler sistemde emekli ve sözleşmeli olarak girişleri yapılarak ek ders hesaplamaları yapılırken aşağıdaki hataları vermektedir. NOT A-) Ödeme emrinde Ekonomik kodu 1.1.5.1 olması gerekirken hatalı olarak 1.4.1.90 olarak vermektedir NOT B-) Ödeme emrinde SGK ekonomik kodu 2.1.6.1 olması gerekirken hatalı olarak 2.4.6.1 olarak vermektedir
CEVAP: Akademik personel ek ders ödemelerinde emekli ve sözleşmeli çalışanlar 1-4-1-90 geçici personel ekonomik kodundan ödenmesi gerekmektedir. SGK’lar ise 2-1-6-1 ekonomik kodundan gönderilmektedir. 1-1-5-1 ekonomik kod kadrolu çalışanlar için geçerlidir.
Soru 13-)Ek ders ve sınav ücreti hesaplanırken bir ders için birden fazla hocanın görevlendirilmesi halinde ek ders ve sınav ücretleri bu hocalara nasıl ödenir? Örnek olarak; 40 öğrenciye 2 tane hoca hem ders vermek hem de sınav yapmak için görevlendirildiğinde sınav ücreti ödenirken 40 öğrenciye tekabül eden 300 gösterge rakamı her bir hocaya ayrı ayrı mı uygulanacak yoksa 2 hoca görevlendirildiği için 30 / 2 = 150 gösterge rakamı her ikisine de 150 olarak mı ödenecek?
CEVAP: Sistem her ders için maksimum 500 öğrenciye kadar ve 50 öğrenci katına göre hesaplama yapmaktadır. Derse giren kişi için öğrenci sayısına göre sınav ücreti hesaplamalısınız. Dersin sorumlusu kim ise ücret o kişiye ödenir.Ancak 2 ayrı hoca var ise öğrenci sayısı 50 öğrenci varmış gibi üste tamamlanır ve ayrı ayrı her kişi için 1*300*Aylık Katsayı üzerinden hesaplama yapılır.
Soru 14-)Üniversitemizde görev yapan 2 Akademik Personel için KBS ek ders modulünden ek ders işlemi yapmaya çalışırken kurum dışı çalışan seçildiğinde açılan pencerede teorik ders seçilebilmekte ancak pratik (Uygulama) ders seçimi yapılamamaktadır. İlgili personelin uygulama dersi olduğu halde uygulama dersi verilememektedir.
CEVAP: Kişinin ismi üzerinde sağ tıklayarak örgün eğitim pratik seçebilirsiniz.