Harcama Yönetim Sistemi (HYS) Sıkça Sorulan Sorular

Harcama Yönetim Sistemi (HYS) Sıkça Sorulan Sorular

Harcama yönetim sistemi; harcama talimatı onay belgesi ile ödeme emir belgesinin e-belge standartlarına uygun olarak elektronik ortamda hazırlanmasına ve harcama işlemlerinin yürütülebilmesine imkan sağlayan bir bilişim sistemidir. Harcama birimleri mys.muhasebat.gov.tr adresinden harcama yönetim sistemine ulaşabilir. Kullanıcılar T.C. kimlik numaraları ile şifrelerini girerek giriş yap tuşuna basıp sisteme giriş yapabilirler.

Sıkça Sorulan Sorular

• Tanımlanacak her bir abone numarası için ayrı ayrı adres tanımlaması yapılacak mı?

Hayır. Adres tanımlaması sadece bir defa yapılacaktır. Bu kısma tanımlanan adres, ÖEB uygulamasını kullanan harcama biriminin adresi olacaktır. Adres bilgisi girilmeden abone numaraları tanımlanamaz.

• Tanımlama yapmış olduğum Türk Telekom ve TTnet abonelerinin iptalini KBS üzerinden nasıl gerçekleştirebilirim?

Abone iptalleri hizmeti satın aldığınız kurum üzerinden yapılmaktadır. Türk Telekom ve TTnet ‘ten aboneliğinizi iptal ettikten sonra iptal edilen numaraları KBS siteminden silmeniz yeterlidir.

• Harcama birimimiz başka harcama birimlerin de abone numaralarına ait faturalarını ödemektedir. Fakat ödemesini yaptığımız diğer harcama birimlerinin bir kısmı farklı illerde bulunmaktadır. Bu durumda nasıl tanımlama yapabiliriz?

Hangi ile ait tanımlama yapılacaksa “Adres” kısmından geçici olarak belirtilen il seçilip adres kaydetmesi yapılır. Farklı illerdeki abone no tanımlamaları bittikten sonra harcama biriminin kendi adres bilgisindeki il seçilip yeniden adres kaydetme işlemi yapılır.

• Abone numarası tanımlaması yapmak isterken tanımlama yapmaya çalıştığım abone numarasının başka bir birimde tanımlı olduğu şeklinde uyarı almaktayım. Aslında ilgili abone numarasının benim harcama biriminde tanımlı olması gerekmektedir. Bu durumda ne yapmalıyım?

Eğer belirtilen abone numarasını tanımlayamıyorsanız uyarıda ifade edilen harcama birimi ile irtibata geçmeniz gerekmektedir. Uyarıda ifade edilen harcama birimi kendi sisteminden abone numarasını sildikten sonra siz tanımlama yapabilirsiniz.

• Kurum ve birim kodlarımız değişti ve yeni birimde yetkilendirildik. Abonelik bilgilerimiz yeni birime aktarılacak mı?

Kurum ve birim kodları değiştikten sonra abonelik numaraları yeni birime aktarılmaz. Bu nedenle, henüz yeni birime yetkilendirme yapılmamış ise eski birimdeki abonelik bilgilerini silmeniz gerekmektedir. Yeni birime yetkilendirme yapıldığı için eski birime giremiyor iseniz, bağlı bulunduğunuz muhasebe birimi ile görüşüp geçici olarak eski birime yetkilendirilmenizi talep ediniz ve yetkilendirildikten sonra eski birimdeki abonelik bilgilerini siliniz. Daha sonra yeni birime yetkilendirilmenizi talep ediniz.

• Telekomun “noktadan noktaya” hizmeti ile ilgili abone numarasını tanımlayamamaktayım. “Girmiş olduğunuz sabit telefon numarası Telekom sisteminde kayıtlı değildir” uyarısı veriyor. Ne yapmam gerekir?

Ödeme emri uygulaması üzerinden sadece sabit telefon ve ADSL hizmetlerine ait ödemeler gerçekleştirilecektir. Diğer ödeme işlemleri, örneğin Metro Ethernet, santral, çoklu hat, GSM, alo maliye, alo polis vb. abonelikler ileriki zamanlarda sisteme dahil edilecektir. Bu tür diğer ödemeleri Harcama Yönetim Sisteminin diğer bir uygulaması olan Ödeme Belgesi üzerinden manuel olarak gerçekleştirebilirsiniz.

• Abone numarasını kaydettiğim zaman aşağıdaki uyarı ile karşılaşıyorum. “Girmiş olduğunuz abone numarası, Telekom sisteminde kamuya ait bir abone numarası olarak kayıtlı değildir. İlgili Telekom Müdürlüğüne başvurarak, abone numarasının abone türü bilgisini kamu olarak değiştiriniz.” ?

HYS Aboneliğe Bağlı Ödemeler Uygulamasında sisteme sadece kamu hattı olan sabit telefon ödemeleri kaydedilebilmektedir. Telefon aboneliğiniz kamu hattı olduğu halde yukarıdaki uyarı ile karşılaşıyor iseniz Telekom’a başvurarak abonelik türünüzü kamu hattı olarak değiştiriniz.

• Sabit telefon abone bilgilerini sisteme kaydettim ancak karşılık bilgisi olarak görünen “Telekom/TTNet Sistemindeki Ad Soyad/Unvan” tarafında kaydettiğim isim ve unvandan farklı bir isim çıkmaktadır.

Telekom ile aramızda bir web servis bulunmaktadır ve bu web servis aracılığı ile Telekom’dan veriler anlık olarak sisteme aktarılmaktadır. Telekom tarafında hangi veri var ise bizim sisteme de o veri olduğu gibi kaydedilmektedir. Bu nedenle Telekom’a başvurarak gerekli isim/unvan değişikliğini yaptırınız. Telekom tarafında gerekli değişiklik yapıldıktan sonra isim/unvanın güncellenmesi için abonelik bilgilerini silip yeniden kaydediniz.

• Telekom/TTNet sistemindeki Ad Soyad/Unvan kısmında bulunan karşılık bilgisi abone numarama ait değil. Ne yapmam gerekir?

En yakınınızda bulunan Telekom veya TTNet birimiyle irtibata geçip ilgili abone numaranıza ait isim/unvan bilgisi değişikliği ile ilgili talepte bulunmanız gerekmektedir. Abone numarasına ait isim/unvan değişikliği ilgili kurumlarca gerçekleştirildikten sonra HYS sisteminde belirtilen abone numarasını silip yeniden kaydetmeniz yeterlidir.

• TTNet aboneliğini sisteme kaydettik ancak fatura bilgileri sisteme düşmemekte, ekle butonu ile fatura sorguladığımızda ise “Uygun fatura bilgisi bulunamamıştır.” Uyarısı vermektedir.

TTNet abone numaraları ve hesap numaraları 18 ile başlamaktadır. Ancak bazı TTNet hesap numaraları 70 ile başladığı için TTNet sisteminde sorgulama yapılamamaktadır. Bu sorgulamanın yapılabilmesi için Telekom ile karşılıklı çalışma devam etmektedir. Eğer faturaların gecikmeye girmesi ve bu nedenle de cezai durum söz konusu ise, bu sorun giderilene kadar, HYS Aboneliğe Bağlı Ödemeler yerine, HYS Ödeme Belgesi Uygulaması üzerinden manuel ödeme emri belgesi düzenleyerek TTNet ödemelerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Ancak HYS Aboneliğe Bağlı Ödemeler Uygulamasında TTNet ödemeleri için belirlenen hesap numarası kurumsal hesap numarası olup, HYS Ödeme Belgesi Uygulamasında kullanılamaz. Onun yerine önceden kullanılan yerel hesap numarası kullanılabilir.

• Aboneliğe Bağlı İşlemleri menüsünden tanımlama yapamadığım Telekom ve TTnet aboneliklerini ödemek istiyorum. Fakat e-faturam da gelmediği ve elektronik olmayan fatura kısmından da faturamı sorgulayamadığım için ödeme işlemini başlatamıyorum. Nasıl bir işlem yapmam gerekir?

Tanımlama yapamadığınız abone numaralarının faturaları için, HYS ödeme belgesi menüsünden manuel ödeme emri belgesi düzenleyebilirsiniz. Ödeme emri belgesi girişinde hesap numarası olarak Aboneliğe Bağlı Ödemeler menüsündeki otomatik olarak belirlenmiş hesap numarası kullanılamaz. Sistemde bu numaranın kullanılmaması için kontrol vardır. Belirtilen hesap numarası dışında başka bir banka hesabına ödeme yapılabilir.

• e-faturaların suret dökümlerini ilgili firmadan alıp ödeme belgesi ile beraber muhasebe birimine göndermeli miyim?

E-faturaların suretinin alınmasına gerek yoktur. 14/06/2012 tarihli ve B.07.0.MGM.0.41/310.01-06624 sayılı yazı gereğince e-faturası olan aboneliklerin ödemelerinde muhasebe birimleri tarafından kağıt fatura talep edilmeyecektir.

• Aboneliklere ait e-faturalı işlemler ile e-faturasız işlemleri aynı ödeme emri belgesi ile gerçekleştirebilir miyim?

Hayır. Aynı ödeme emri belgesine hem e-faturalı işlemler hem e-faturasız işlemler gerçekleştirilemez. E-faturalı ödemeleri ayrı bir ödeme emri belgesi ile e-faturasız ödemeleri ayrı bir ödeme emri belgesi ile oluşturmalısınız.

• Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde 43.maddesinde bahsedilen “…onanmış fatura…” işlemi e-faturada nasıl gerçekleştirilecektir?

14/06/2012 tarihli ve B.07.0.MGM.0.41/310.01-06624 sayılı yazı ve TTNET ve Telekom Ödemelerine İlişkin 2012/24 sayılı KBS Duyurusunda bu konu açıklanmıştır. Özetle, e-faturanın ilişkili olduğu ödeme emri belgesinin açıklama alanına otomatik eklenen ibare ve ödeme emri belgesinin ıslak imzadan geçmesi yeterli olacaktır.

• Abone numarama ait e-faturayı incelerken “Belge Onayının geçerliliği bilinmiyor. Yazar Doğrulanamadı” şeklinde uyarı almaktayım ne yapabilirim?

Belirtilen konuda http://www.turktelekom.com.tr/telekom/tr/assets/img/e-fatura/Yardim.htm adresini inceleyebilirsiniz.

• “ÖEB Gönderme” ekranında “Detay Göster” butonu ile alınan “Fatura Detay Bilgisi” dökümünü muhasebe birimine göndermemiz gerekir mi?

“Fatura Detay Bilgisi” dökümü hem harcama birimleri hem de muhasebe birimleri için ödeme emri belgelerini daha sağlıklı olarak kontrol yapabilmeleri maksatlı üretilmiştir. Her iki birim kendi elektronik sisteminden bu rapora ulaşabilmektedir. Bu dökümü ayrıca ıslak imzadan geçirmenize ve muhasebeye göndermenize gerek yoktur.

• ÖEB Oluşturma ekranında “Ekle” butonu ile eklediğim bilgiler e-fatura olarak sayılacak mı?

Ekle butonu ile eklediğiniz fatura bilgileri “elektronik olmayan fatura” olarak geçerli olacaktır. E-faturalarınız ilgili şirketlerden merkezimize gönderildikten sonra sisteme otomatik olarak konmaktadır.

• e-faturam HYS de gözükmedi ama kağıt faturam adresime gelmiş. Nasıl bir işlem yapmam gerekir.

Kağıt faturanız var ama HYS de e-faturanız gözükmüyorsa ÖEB Oluşturma ekranından “Ekle” butonuna basarak işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

• Vergi borcuna ilişkin rapor boş gelmekte ya da hiç gelmemektedir, bu durumda ne yapılması gerekmektedir?

Bu konuya ilişkin sorun, KBS destek hattından merkeze derhal bildirilmelidir.

• Vergi Borcu Sorgulama uygulamasını kimler kullanabilir?

KBS’deki vergi borcu sorgulama uygulamasını sadece Muhasebat Genel Müdürlüğüne bağlı muhasebe birimleri kullanabilir.