Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) Memur Maaş İşlemleri Sıkça Sorulan Sorular
1- Maaş Hesaplama Formundan Onay butonuna ve daha sonra Muhasebeleştir butonuna basılıp Muhasebe Kayıt Formunda Fiş Durumu “B” konumunda fiş oluşturulduktan sonra hatalı işlem yapıldığı tespit edilmiştir. Bu durumda tekrar maaş hesaplatabilmek ve ödeme emri belgesi oluşturabilmek için ne yapmamız gerekir?
Maaş Hesaplama Formundan MUHASEBELEŞTİR butonu ile Muhasebe Kayıt Formunda Fiş Durumu “B” olarak oluşturulan fişler 505 yetkisine sahip Muhasebe Yetkilileri tarafından Maaş Düzelt butonuna basılmak suretiyle iptal edilebilmektedir.
Bu işlem yapıldıktan sonra Maaş Hesaplama Formundan tekrar maaş hesaplatılabilmesi için Personel Modülünde bulunan Maaş Hesaplama formu açılması ve ilgili ay bilgisi seçilip, kurum ve birim kodu yazıldıktan sonra aynı form üzerinde bulunan ONAY İPTAL butonuna basılması gerekmektedir.
2- Maaş hesaplatılıp, maaş hesaplama formunda ONAY butonuna basılarak onaylanmış ve MUHASEBELEŞTİR butonuna basılarak Muhasebe Kayıt Formunda fiş durumu “O” onaylı olarak fiş oluşturulduktan sonra hata fark edilmiştir. Bu durumda tekrar maaş hesaplatabilmek ve ödeme emri belgesi oluşturabilmek için ne yapmamız gerekir?
Bu durumda KBS Destek Hattından (Windesk) Personel Ödemeleri Uygulama Destek Şubesine çağrı açtırılması gelen cevaba göre işlem yapılması gerekmektedir. (Açılan çağrıda iptali istenen maaş işlemi için Hazine’den nakit talep edilip edilmediği, edildiyse nakdin karşılanıp karşılanmadığının da bildirilmesi yararlı olacaktır.
3- Yurtdışına görevli gidecek personelin maaşında yapılacak olan %40 kesintinin hangi koddan girilmesi gerekmektedir?
Yurtdışı görevliler için maaş bilgi girişi forumdaki “yurt dışı kodu” alanına memurun görev yapacağı ülkenin, Ülke Kodları cetvelindeki kodu yazılır. Bu alana girilen bilgiye göre ilgilinin maaşının %60 ı ödenmektedir.
4- Memura ait inzibati para cezaları hangi kesinti kodundan girilmesi gerekmektedir.
5434 sayılı T.C. Emekli Sandığı Kanununun 14 üncü maddesinde iştirakçilerin aylık veya ücretlerinden kesilen inzibati para cezalarının Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilip gönderilmeyeceğine ilişkin Bakanlığımız Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünden alınan 21.01.2010 tarih ve 778 sayılı görüş yazısında özetle, 5502 sayılı Sosyal Güvenlik Kurumu Kanununun “Kurumun gelirleri ve giderleri” başlıklı 34 üncü maddesinde inzibati para cezaları Kurum gelirleri arasında sayılmadığından, Genel Müdürlüğümüzce söz konusu para cezalarının Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilmeyeceği belirtilmektedir.
Bu nedenle, Sistemde personelden kesilen inzibati para cezaları Kuruma gönderilmeden Bütçe Gelirleri (830 Hesap 05.9.1.99 – Yukarıda Tanımlanmayan Diğer Çeşitli Gelirler Ekonomik Koduna) hesabına alınmaktadır.
5- Personelin görevli olduğu muhasebe biriminden başka bir yere naklen atanması ile ilgili hangi işlemler yapılması gerekir?
a- Memurun atanmadan önce maaşını aldığı muhasebe birimi tarafından yapılacak işlem: İlgili personel, Maaş Bilgi Giriş Formundan sorgulandıktan sonra İşlem Kodu: “3- Naklen Geçme” seçilip, “KABUL” butonuna basılır. Ayrıca, personelin Maaş Nakil Bildiriminin üzerine Personel Numarası yazılır.
b- Personelin naklen atandığı yerde maaşını ödeyecek olan yeni muhasebe birimi tarafından yapılacak işlemler ise: Maaş Bilgi Girişi Formunda “Naklen Gelen” Butonuna basıldıktan sonra “Sorgu Gir” butonu “Sorgu Çalıştır” butonuna dönüşmektedir. Personelin, Maaş Nakil Bildiriminde görünen Personel Numarası yazılarak “Sorgu Çalıştır” butonuna basılmak suretiyle o personele ait bilgiler Maaş Bilgi Giriş Formuna getirilir. Bundan sonra ilgili memurun Dairesi ve Birim kodu bilgileri girildikten sonra İşlem Kodu: “9- Diğer Bilgilerdeki Değişiklik” seçilerek “KABUL” butonuna basmak suretiyle naklen geçme işlemi tamamlanır.
Memurun atanmadan önce maaşını aldığı muhasebe birimi kapamış ise Personelin naklen atandığı yerde maaşını ödeyecek olan yeni muhasebe birimi tarafından kaydının alınabilmesi için KBS Destek Hattından (Windesk) Personel Ödemeleri Uygulama Destek Şubesine çağrı açtırılması gelen cevaba göre işlem yapılması gerekmektedir.
Ayrıca; Personelin atandığı yeni harcama biriminin maaş ödemesini aynı muhasebe birimi yapıyor ise (Maaş ödemesini yapan muhasebe birimi değişmiyor); bu durumda personelin Kurumsal kod bilgileri atandığı yeni birimin kurumsal kod bilgileri girilerek değiştirilir.
6- Maaş ödemelerinde bazı personellerin özel hizmet tazminatının eksik hesaplandığı fark edilmiştir.
657 sayılı Devlet Memurları Kanununun Zam ve Tazminatlar başlıklı 152. Maddesinin III-Ortak Hükümlerinin c bendinde “Hastalıkları sebebiyle resmi yataklı tedavi kurumlarında yatarak tedavi gördükleri tedavi süreleri, hariç olmak üzere bir takvim yılı içinde kullanılan hastalık izin süreleri toplamının 7 günü aşması halinde, aşan sürelere isabet eden zam ve tazminatlar % 25 eksik ödenir.” hükmü yer almaktadır.
Yukarıdaki hüküm gereğince 7 günü aşan rapor sürelerine isabet eden günler Maaş Bilgi Girişi formundaki Rapor (gün) alanına girilerek sistem tarafından Özel Hizmet Tazminatından kesinti yapılmaktadır.
7- Kurumun maaş sistemden hesaplanmış olmasına rağmen emsan text dosyası oluşmamıştır.
Sistemden yapıldığı halde emsan text dosyası oluşmamış ise, kurum bordrosunun onaysız olma ihtimali yüksektir. Kurum bordrolarını kontrol ediniz. Onaysız görünmekte ise öncelikle maaş hesaplama formundan kurumsal kod girilerek “onay” butonuna basılması gerekmektedir. Bu şekilde işlem tesis ettikten sonra text dosyası ertesi gün oluşacaktır.
8- Kurumun maaşı manuel (elle) olarak maaş hesaplaması ve ödemesi yapılmış ancak; kesenek text dosyası oluşmamıştır.
Sistemden değil de manuel (elle) olarak yapılan maaş hesaplamalarında text dosyası otomatik olarak oluşmayacak; “bordro bilgi girişinden” gerekli bilgiler girildikten bir gün sonra emekli kesenek dosyası sistemde oluşacaktır.
9- Maaş hesaplaması yapılacak kurumun disket banka kod bilgileri dolu olduğu halde, “disket banka kod bilgileri girilmediği yada banka şube kodu, firma kodu, firma hesap no boş geçildiği için maaş hesaplaması yapamazsınız” uyarısı alıyorum. Ne yapmam gerekiyor.
Bu bilgiler dolu olduğu halde bu uyarı geliyorsa, kurum çalışanlarının banka bilgilerinin tek tek kontrol edilmesi gerekmektedir:
- Hatalı İBAN no,
- Olmayan hesap numarası girilmesi,
- Birkaç personelin banka bilgilerinde kurumdan farklı olarak başka bir bankanın olması,
10- Maaşı hesaplandıktan sonra oluşturulan ödeme emri belgesinde borç ve alacak toplamları birbirine eşit değildir.
Böyle bir durumda bakmamız gereken iki yer vardır:
- Herhangi bir personel için yapmış olduğumuz terfi işlemini kontrol etmeliyiz. Örneğin 5/2’sindeki bir personelin kademe ilerlemesi yapılırken 5/3’ü yapılacakken, 5/1’ine getirilmesi bu sorunu doğuracaktır.
- Personelden yapılmış olan kesintilerde (icra v.b.) hata
11- KBS’de yer alan Maaş Bilgi Ekranında yabancı uyruklu eşin kimlik bilgileri giremediğimden eş yardımı hesaplatamıyoruz. Nasıl bir yol izlememiz gerekmektedir.
Yabancı eşlerin kimlik bilgileri (Mernis tarafından 99 ile başlayan kimlik numarası verilmektedir) Mernis’ ten “Yeni Kayıt Ekle” butonu aracılığıyla getirilmektedir.
Yabancı eşin bilgileri bu buton aracılığıyla Mernis’ ten çekildikten sonra yakınlık durumu seçilerek gerekli bilgi girişi/değişiklikler (eş yardımı, asgari geçim indirimi ile sakatlık indiriminden yararlanıp yararlanmama durumu) yapılacaktır.
12- Personelimiz eşinden boşandığı ve mahkeme kararıyla çocuğun velayeti anneye bırakıldığı, Müdürlüğümüzce KBS’ den kayıt yapıldığı halde maaş hesaplamada çocuk yardımın maaşa yansımadığı görülmüştür.
KBS’de maaş bilgi girişi ekranında personelin medeni durumunu kontrol ediniz. Belirttiğiniz personel için çocuk yardımı hesaplanması için kişinin medeni durumunun bekar olarak işaretlenmesi gerekmektedir.
13- Açığa alınan personelin 2/3 maaşı sitemden hesaplanıyor olmasına rağmen, geri dönüşte hesaplanacak olan 1/3 maaş nasıl yapılacaktır?
Geri dönüşte ödenecek olan 1/3 maaş manuel olarak hesaplanıp ödenecek olup, ayrıca bordro bilgi girişinden de söz konusu bilgilerin girişi yapılacaktır.
14- İlgili personelin maaşından Polsan, İlksan v.b kesintiler hatalı, eksik ya da fazla kesilmekte olup yapılacak işlem nedir?
Bu tip kesintiler, doğrudan polis sandığı ve İlksan’ın gönderdiği kesinti bilgileri baz alınarak yapılmakta olup say2000i siteminde herhangi bir müdahale söz konusu değildir. Konuyla ilgili olarak POL-SAN veya İLKSAN ile görüşmemiz gerekmektedir.
15- Harcama birimleri tarafından bilgi girişi ve hesaplaması yapılan Döner Sermaye, Ek ders, Fazla Çalışma ve Sosyal Hak – Yardım Ödemelerinde muhasebe birimine gönder işlemi yapıldıktan sonra herhangi bir hata olduğu fark edilirse ne yapılması gerekmektedir?
Harcama birimleri tarafından tahakkuk ettirilen Ödeme Emri Belgesi ile say2000i sisteminden alınan Ödeme Emri Belgesi arasında tutarsızlık söz konusu ise; hatanın sebebi araştırıldıktan sonra, gerekli değişiklik ve düzeltme işlemlerinin tahakkuk daireleri tarafından yapılabilmesi için, 505 yetki seviyesine sahip muhasebe yetkilisi veya vekili tarafından ilgili formda İADE ET butonuna basılarak Ödeme Emri Belgesini elektronik ortamda geri iade edecektir.
16-Maaş hesaplaması yapılmak istenen birim “Harcama Birimleri Vergi Kimlik No, Banka Bilgi Girişi” formunda görünmemektedir.
Muhasebe Referans Bilgileri Menüsünün altındaki yer alan Daire ve Birim Bilgileri formunda maaş hesaplatılmak istenen birimin durumunun, 505 yetki seviyesine sahip muhasebe yetkilisi veya vekili tarafından «2» yapılması durumunda, söz konusu birim Harcama Birimleri Vergi Kimlik No, Banka Bilgi Girişi formunda görünecektir.
Gerekli bilgiler tamamlandıktan sonra maaş hesaplaması yapılabilecektir.