Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) Kadro Karşılığı Sözleşmeli Personel Maaş İşlemleri Sıkça Sorulan Sorular
1-Kadro karşılığı sözleşmeli personelinin 14 günlük fark maaşı hesaplanırken “1 Ocak 2015 tarihine ait onaylanmamış toplam 9 ikramiye bordrosu vardır. Öncelikle ya bordroları onaylamak için güncelleme yapınız yada bu bordroları silerek iptal edininiz” uyarısı veriyor.
Cevap 1: Maaş haricinde olan ikramiye ve 14 günlük fark maaş hesaplamasını sizler güncelleyebilirsiniz. İkramiye ve 14 günlük fark maaş hesaplama ekranın altında onaylı bordroları güncelleme butonu bulunmaktadır.
2-Kamu Hastaneler Birliğinde Görevli Kadro Karşılığı çalışan personelin maaşında yabancı dil tazminatı hesaplanamamaktadır.
Cevap 2: Kamu Hastaneler Birliğinde görevli sözleşmeli personelin sözleşme ücretinde dil tazminatı alacağına dair hüküm bulunmadığından dil tazminatı alamazlar.
3- Aralık 2014 ayında manuel olarak 17 günlük maaş yapılan personele, Ocak 2015 ayı maaş verileri girilirken, gecikmeli maaş menüsünden 01/01/2015-14/01/2015 tarihleri arası 14 günlük kıst maaş girişi yapıldığı halde hesaplama yapmamaktadır.
Cevap 3: Sistem bir ayda aynı hesaplama türünde birden fazla hesaplamaya izin vermiyor. Aralık ayında hesapladığınız 15-31 günler için olan bordrodan dolayı kıst maaş hesaplamaya izin verilmiyor. Bu kişilerin kıst maaşlarını manuel olarak hesaplayıp ve HYS den ödeme yapılması gerekmektedir.
4- Kadro karşılığı sözleşmeli personele 31.12.2014 tarihi itibariyle sözleşmesi sona eren ve bir önceki yıldan 17 günlük kıst maaşı sistemden yapılmayanlar için, 01.01.2015 itibariyle yeniden sözleşme imzalandığı bildirildi. Bu kez 14 günlük maaş ödemesi yapılması gerekiyor. Ancak maaş unsurları kısmında 01.01-14.01 tarihlerini seçtirmiyor. Bundan dolayı kıst maaş hesaplatılamıyor.
Cevap 4: Maaş Fark Bilgileri>Sözleşmeli Personel Fark Bilgi Girişi kısmından (1-14 günler için) girilmesi gerekmektedir. İlgili form açıldığında T.C Numarası kısmına fark girişi yapılacak personelin T.C si yazılıp bilgileri getir butonuna basılır. Sistem maaş bilgi girişindeki mevcut bilgileri ekrana taşır. Ekranın maaş unsurları sayfasın da yer alan tarih kısmını doldurmanız ve sağ üst kösede yer alan işlem tarihi kısmına da kıst maaş yapılacak ay ve yılı seçip kaydetmeniz gerekmektedir.
5- İsim değişikliği yapan personelin mernis de isim güncellenmesi yapılmış fakat Kadro Karşılığı Maaş Bilgi Girişinde sistem isim değişikliğine izin vermemektedir.
Cevap 5: İlgili kişinin bilgilerini ekrana getirin. T.C. kimlik numarasını silip yeniden yazın ve enter tuşuna basın. Sistem merniste ki bilgilerle güncellenecektir.
6- Kadro karşılığı maaş hesaplama bölümünde icmal olduğundan hesaplama yapmıyor uyarısı veriyor. Fakat var olan icmali silmemize rağmen sözleşmeli personel bordro icmalinde muhasebeleştirildi olarak gözüküyor.
Cevap 6: Muhasebe Modülünde B durumunda yer alan ödeme emrinin işlem numarasını iptal ediniz. Daha sonra kadro karşılığı sözleşmeli personel kısmındaki ödem emri belgesi modülün de ki Onayla butonuna bastığınızda işlem numarası silinip açık halini alacaktır. Bu işlemden sonra da icmali silip yeniden hesaplama yapabilirsiniz.
7- Kadro Karşılığı Sözleşmeli personele ait bordro icmalde yeniden hesaplamak üzere kayıt sil denildiğinde ” Kayıt Ayrılamadı (2. kez) denendi denenmeye devam edilsin mi? şeklinde uyarı vermektedir.
Cevap 7: Ödeme emri ekranında onayla butonuna basın sistem ödeme emrini açığa alacaktır. Daha sonra icmali silebilirsiniz.
8- Kamu Hastaneleri Hirliğinde yeni başlayan personelin kıst maaşı hesaplanmak istendiğinde tarih girişi yapın diyerekten izin vermemektedir. Kadro karşılığı personel modülünün (sözleşmeli personel fark bilgi girişine ) ilgili kişilere ait başlama tarihi girilmek istendiğinde tarih belirleyin diyerek tarih kısmını silmektedir bu nedenle kişilere kıst maaş hesaplanamamaktadır.
Cevap 8: Fark bilgi girişine giriniz. T.C. Kimlik No yazıp bilgileri getir diyeceksiniz. Daha sonra ekranın sağ üst kösesinde yer alan ay ve yıl kısmından bir önceki ay seçiniz (kıst alınacak ay girilecek). Daha sonra maaş unsurları sayfasında ki kıst gün başlangıç ve bitiş tarihi yazılarak ve kaydedeceksiniz.
9- Asgari geçim indirimi sıfır(0) olarak gözüküyor. Müdahale edemiyoruz.
Cevap 9: Sistem aynı ayda tam maaş ödemesi yaptıktan sonra gecikmeli tam maaş ödemelerinden asgari geçim indirimini vermiyor. HYS den bu tutar kadar bütçe gelirlerinden red ve iade yaparak kişiye ödeme yapabilirsiniz.
10- Kadro karşılığı personelden ücretsiz izine ayrılan olduğu zaman genel sağlık sigortası (GSS) kesintisi bordrodan nasıl yapılacağı konusunda bilgi rica ediyorum.
Cevap 10: GSSP kesintilerini manuel yapmanız gerekmektedir. Şu an için sistemden yapılamamaktadır.
11-Kadro karşılığı sözleşmeli personele ait (işe başlamalarda) kıst maaş hesaplaması yapıldığında sendika kesintisi bilgilerini girdiğimizde sistem sendika aidatını hem kıst maaştan hem de aylık tam maaşından kesmektedir. Yani iki defa kesinti yapmaktadır.
Cevap 11: Kıst maaş girdikten sonra kesinti kısmına girip eğer var ise sendika bilgilerini silmeniz gerekmektedir.
12- Vergi matrahının fazla olması durumunda ne yapılması gerekmektedir?
Cevap 12: Fazla girilen tutarlar maaş unsurları sayfasında yer alan eklenecek vergi matrahı kısmına eksi (-) olarak girilecektir. Sistem hesaplama yapar iken yazılan tuar kadar kısmın geçen aylar vergi matrahından düşecektir.
13- Maaş Hesaplaması Kadro Karşılığı Sözleşmeli Personel Maaş Modülünde yapılmış ve Sözleşmeli Personel Bordro İcmali alındıktan sonra Ödeme Emri çıkar butonuna basılınca ” Bu Kurum için Fonksiyon Kod Tanımlaması Bulunamadı ” şeklinde bir uyarı vermekte ve Ödeme Emri dökümü alınamamaktadır.
Cevap 13: Aşağıdaki formdan tanımlama yapabilirsiniz. Veri girişi size açıktır.
14-Kadro karşılığı çalışan personelin maaş bordrosu yanlış hesaplatılmış olup tekrar hesaplanması gerekmektedir. Ancak hesaplatılmış olan bordroyu silme işlemini yapamıyoruz.
Cevap 14: Muhasebeleştirme işlemi yaptıysanız önce işlem numarasını maaş düzelt kısmına basarak (I) iptal duruma getiririn, daha sonra kadro karşılığı sözleşmeli personel kısmındaki ödem emri belgesi modülünde ki Onayla butonuna bastığınızda işlem numarası silinip açık halini alacaktır sırasıyla icmali ve bordroları sillerek yeniden hesaplatabilirsiniz.
15- Kadro Karşılığı maaş hesaplama işlemi yapılırken “artış farkı hesaplamak için personele ait bir önceki terfi bilgileri bulunamadı” uyarısı vermektedir. Personelin maaş hesaplaması yapılamamaktadır.
Cevap 15: Söz konusu uyarı ilk işe başlamada vermektedir. Ancak herhangi bir sorun teşkil etmemektedir. Sistem uyarıya rağmen hesaplama yapmaktadır.
16- Kadro karşılığı maaş icmali alındıktan sonra ödeme emri muhasebeleştirilmiştir. Say2000i den fiş iptale düşürülmüştür ancak kadro karşılığı maaş hesaplama bölümünde oluşan ödeme emrinin numaralı fişinin muhasebeleşmesini iptale düşüremiyoruz.
Cevap 16: Onayla butonuna basınız. Sistem ilgili fiş iptal edildiğinden açık konumuna getirecektir.
17- Maaşların avans olarak verilebilmesi işlemlerinde, maaş hesaplama modülü açıldığında kurum kodu ve kurum adı yazılıp ilgili ay seçilerek ileri butonu tıklandığında “Geçmiş tarihe ait onaylanmamış toplam 37(adet) 14 günlük katsayı bordrosu vardır. Öncelikle ya bu bordroları onaylamak için güncelleme yapınız ya da bu bordroları silerek iptal ediniz ” uyarısı geldiğinden ileri ki işlemlere geçiş yapılamamaktadır.
Cevap 17: 14 günlük katsayı farkı hesaplamasında sonra yapılan güncelleme size açık. 14 Günlük katsayı farkı hesaplama sayfasına girin ve onaylı bordroları onayla butonuna basarsanız güncelleme yapabilirsiniz. Eğer güncelleme sıfır çıkıyor ise, Kadro Karşılığı Sözleşmeli personel modülündeki ödeme emri belgesinin onaysız olduğu anlamına geliyor. Onay işlemi yapar iseniz güncelleme yapabilirsiniz. Merkezden sadece maaş hesaplamasının güncellemesi yapılmaktadır.
18- Kadro karşılığı sözleşmeli personeli kıst maaşı sistemden yapılamamıştır.
Cevap 18: Maaş fark bilgi girişinden veri girişi yapmanız gerekmektedir. Gelen ekranda T.C. kimlik numarasını yazıp personel bilgilerini getir butonuna basınız. Ekranın sağ üst köşesinde yazan ay ve yıl bilgilerini doldurunuz. Daha sonra maaş unsurları sayfasından (2 .sayfadan) kıst maaş başlangıç ve bitiş tarihlerini yazıp işlemi kaydedin. Maaş hesaplama sayfasından gecikmeli maaş kısmından maaş hesaplaması yapınız.
19- Kadro karşılığı sözleşmeli maaşı alan sözleşmeli personel bilgi girişinde kesintiler bölümünden icra kesintisi yapılamamaktadır.
Cevap 19: İcra bilgisini girebilmeniz için ön inceleme bölümünden başka birimler adına alacak işlemleri formundan icra bilgilerinin girilmesi gerekmektedir. Daha sonra bilgi girişindeki kesintiler kısmından icra kısmını seçtiğinizde sisteme icra dosya numarasını girip enter tuşuna basarsanız ekrana yeni bir sayfa gelecektir. Ekrana gelen sayfadan icra bilgilerini seçerek kaydedebilirsiniz.
20- Kıst maaş bilgi girişinde göreve başlama tarihi değiştirilmek istendiğinde ” böyle bir kayıt zaten mevcut” şeklinde uyarı vermektedir.
Cevap 20: Bu tür durumlarda fark bilgi girişinden sor gu gir deyip saymanlık ve kurum kodunu yazın sorgu çalıştır yapın. Daha sonra ekranda ki ok tuşu ile ilgili kişiyi bulup kayıt sil deyip, personeli yeniden girmeniz gerekiyor.
21- Kadro karşılığı sözleşmeli personel icra ve nafaka işleminde maaş yaparken normal maaş gibi maaş bölümünden icra ve nafaka kesintisi yapıyoruz. Muhasebe işlem fişi kesmiyoruz ama dosyada ilk açılan tutardan hiç düşme yapmıyor. Dosyadan düşme yapabilmesi için ne yapmamız gerekiyor.
Cevap 21: Memur maaşından farklı olarak icra ve nafaka işlemleri ayın 15 inden sonra nazım hesap kayıtlarıyla yapılmalıdır. 948-949 hs işlemini yaparsanız sistem nazım hesaplara bakarak toplam borcu azaltır.
22- Kadro karşılığı sözleşmeli personel olarak görev yapmakta iken kurum değişikliği yaparak kadro karşılığı sözleşmeli personel statüsünden çıkan bir kişinin naklen geçme işlemi nasıl yapılmaktadır.
Cevap 22: Kadro Karşılığı Sözleşmeli personel modülü ile Memur Maaş Bilgi giriş modülü arasında bir ilişki bulunmadığından naklen geçme işlemi yapılamamaktadır. Bu nedenle yeni bir memur başlangıcı gibi giriş yapmanız gerekmektedir.