Kamu Elektronik Ödeme Sistemi (KEÖS) Sıkça Sorulan Sorular
Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin nakit ihtiyaçlarının belirlenmesine, karşılanmasına, ödemelerin gerçekleştirilmesine ve tahsilatın Tek Hazine Hesabı’na aktarılmasına ilişkin işlemlerin elektronik ortamda verilecek talimatlarla yapılmasıdır. Tüm işlemler kullanıcılar yani kurum sorumlusu, birim sorumlusu, talimat aktarma yetkilisi ve talimat aktarma yetkilisi yardımcısı tarafından yerine getirilecek ve şifreleri, sertifikaları ve güvenli elektronik imzaları ile yapacakları işlemlerden sorumlu olacaklardır.
Sıkça Sorulan Sorular
1-KEÖS uygulamasından talimatımızı aktardık ve Bankada ara sayfasında “muhasebeleşti” olarak görünüyor. Ancak “Banka Hesap Özet Cetveli” kontrol edildiğinde “muhasebeleşti” olarak görünen bazı tutarların iade edildiği görünüyor. Bu ne anlama gelmektedir? Ne yapmam gerekiyor?
Muhasebe birimlerince Merkez Bankasına aktarılan ve “Saymanlık tam onay” durumunda olan talimatlar EFT sürecine alınmaktadır. Talimatlar, herhangi bir hata alınmadan EFT sürecine girer girmez ödeme hesabında yeterli bakiyede varsa gerçekleştirilmeye başlar ve gerçekleşen talimatlar “Bankada Ara” ekranında “muhasebeleşti” olarak görünür. Bu durum talimatın, EFT yapıldığını ve alıcı bankaya ulaştığını, dolayısıyla muhasebe biriminin banka hesabının bakiyesinde azalmaya yol açtığını ifade eder, ancak, nakdin ilgilinin (alıcı) hesabına geçtiği anlamına gelmez. Alıcı banka kendisine ulaşan EFT ile ilgili TCKN/VKN-Hesap NO/IBAN kontrolü yapmaktadır. Herhangi bir hata varsa alıcı banka kendisine gelen talimata ilişkin tutarı alıcının hesabına almadan muhasebe biriminin ödeme hesabına iade eder. Bu şekilde iade olunan tutarlar, hesap özet cetvelinde banka hesabına giriş olarak yansır ve banka hesabının bakiyesinde artışa yol açar. İade olunan tutarlar, saniyelerle ifade edilebilecek kısa bir süre içerisinde Merkez Bankası tarafından otomatik olarak Hazine İç Ödemeler Muhasebe Biriminin hesabına gönderilir.Muhasebe biriminin ödeme hesabına iade olunan talimatlardaki tutarlar, 2009/2 sayılı say2000i duyurusunun 5. Bölümüne göre 333.14 Hesabına alınır ve daha sonra hatalı bilgiler düzeltilerek tekrar ilgilisine ödeme işlemi gerçekleştirilir.
Muhasebe birimi, banka hesabındaki hareketlere ilişkin muhasebeleştirme işlemlerini yaparken, mutlaka gün sonunu beklemeli ve hesap özet cetvelindeki bilgileri dikkate alarak muhasebeleştirme işlemlerini tamamlamalıdır.
Talimat kapatma ekranından yapılan muhasebeleştirme işlemleri otomatik olarak gerçekleştirilmekte iken, muhasebe biriminin ödeme hesabına Hazineden nakit girişi, EFT iadeleri nedeniyle nakit girişi, EFT iadelerine ilişkin tutarlar ve gün sonu banka hesap bakiyesinin Hazineye gönderilmesi nedeniyle nakit çıkışına ilişkin işlemler muhasebe birimi tarafından manuel kayıt girilmek suretiyle yapılmalıdır.
2-Talimat kapatma ekranından talimatları kapattık, 103 hesap borç- 102 hesap alacak kaydı oluştu. Ancak alacaklı parasını almadığını söylüyor, bu durumda nasıl işlem yapmalıyız, bu durumu nerden anlayacağız.
Bu soru, birinci soru ve cevapta belirtilen hususlarla benzerlik göstermektedir. Çünkü talimatlar muhasebe birimince aktarılmış, Bankada Ara sayfasında “muhasebeleşti “olarak görünüyor, hatta talimat kapatma işlemleri yapılmış ve 103 hesap borç-102 hesap alacak kaydı da oluşturulmuş. Buna rağmen alacaklıya ilgili tutar aktarılamamışsa; talimatın verildiği günden son güne doğru Banka Hesap Özet Cetveli alınarak, alacaklının bilgilerindeki herhangi bir hatadan dolayı talimata ilişkin tutarın alıcı banka tarafından iade edilip edilmediği kontrol edilir. Banka Hesap Özet Cetvelinde gerçekten de ilgiliye ait tutarın geri geldiği tespit edilirse 1. Soruya verilen cevap çerçevesinde 2009/2 sayılı say2000i duyurusunun 5. Bölümüne göre işlem yapılır.Banka Hesap Özet Cetvelinde iadeye ilişkin herhangi bir işleme rastlanılmaması durumunda;
1- Alacaklının bildirdiği hesap numarası ve diğer bilgilerle muhasebe birimince verilen talimattaki hesap numarası ve diğer bilgilerin karşılaştırılması,
2- Alacaklının, alıcı bankaya başvurarak adına bekleyen bir EFT işleminin olup olmadığı, varsa hesabına nakdin niye geçmediğini araştırması gerekmektedir.
3-KEÖS uygulamasından talimatları kapattık, 103 hesap borç- 102 hesap alacak kaydına ilişkin yevmiye kaydı oluştu. Ancak sistem, bu kapatmanın yevmiye tarihini muhasebeleştirmeyi yaptığımız günün tarihi olarak vermektedir. Daha önceden ilgili günün tarihi veriliyordu. Yevmiye tarihini değiştirmek istiyoruz, ancak sistem değişiklik yapmamıza izin vermiyor, ne yapmalıyız?
Söz konusu uygulama, yevmiye numaralarının, yevmiye tarihlerine uygun olarak sıra takip etmesini teminen devreye alınmıştır. Muhasebe birimi, işlemlerini yetiştirebilmesi halinde gün sonunda talimat kapatma kayıtlarını oluşturmalıdır. İşlemlerin ertesi güne kalması durumunda, muhasebeleştirmenin yapıldığı günün tarihi yevmiye tarihi olacaktır, yevmiye tarihi değiştirilmeye çalışılmayacaktır.
4-Hazineden gelen nakitler ve saymanlığın ödeme hesabına aktarılan nakitlere ilişkin nasıl bir işlem yapmalıyız, eski uygulamada olduğu gibi muhasebe kaydını manuel olarak mı yapacağız? Diğer bir ifadeyle, 102 banka hesabı borç-510 Nakit Hareketleri Hesabına alacak kaydını manuel mi yapacağız?
Hazineden ya da herhangi bir yerden muhasebe biriminin ödeme hesabına bir nakit aktarıldığında, muhasebe birimi tarafından Banka Hesap Özet Cetveli ve Dekontlar alınıp kontrol edilerek 102 Banka Hesabına borç-510 Nakit Hareketleri Hesabına alacak kaydı manuel olarak yapılacaktır. Ayrıca, muhasebe biriminin ödeme hesabından Hazine aktarılan nakitlere ilişkin muhasebe kayıtları da (510 Nakit Hareketleri borç- 102 Banka Hesabı alacak) manuel olarak yapılacaktır. Uygulamanın geliştirilmesine bağlı olarak, söz konusu işlemlerin otomatik muhasebeleştirilmesinin sağlanması halinde, bu hususta ayrıca duyuru yapılacaktır.
5-Çeşitli sebeplerle (Banka kodu hatası vb.) KEÖS üzerinden Bankaya aktaramadığım talimatta düzeltme yapmak için veya ödenmemesi gerektiği anlaşılan talimatı KEÖS’ten geri çekmek (103- Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabını borç çalıştırmak) istiyorum, ancak say2000i de kayıt yapmak istediğimde, sistem “böyle bir kayıt yoktur” uyarısı veriyor ve 103 Hesabı borç çalıştırmama izin vermiyor, ne yapmalıyım?
KEÖS uygulamasında işlem görmeyen bir talimatı bu uygulamadan çıkarmak için say2000i de 103- Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabını borç – ilgili hesap alacak kaydının yapılması gerekmektedir. Ancak bu yevmiye kaydı yapılırken 103 hesabın alacağında yer alan detayların (hesaba alma tarihi ve numarası, ilgilinin vergi numarası, gönderme emri numarası) bu hesap borç çalıştırıldığında da aynen yer alması gerekmektedir. Burada 103 hesap satırı borç girildiğinde 103 hesaba ait hesaba alma tarihi, hesaba alma numarası ve çek no/gönderme emri numarası tam (15 karakter) ve doğru yazıldığında 103 hesaba ait bir ara pencere açılır, bu ekranda ilgili satır seçilip çıkış butonuna basıldığında sistem 103 hesaba ait tüm satır bilgilerini otomatik olarak yazacaktır.Talimat aktarma yetkilisinin onayına sunulmuş bir talimata ilişkin 103 hesaba borç kaydı yapılabilmesi için öncelikle talimatın talimat aktarma yetkili yardımcısına iade edilmesi gerekmektedir.
6-KEÖS uygulamasında yer alan bir talimatı say2000i de 103 hesap borç-325 hesap alacak kaydı yapacağım, sistem düzenleme ile görüşünüz diye uyarı veriyor ve kaydı yapmama izin vermiyor, ne yapmalıyım?
Muhasebe kayıt işlemleri yapılırken muhasebenin temel ilke ve kurallarına göre işlem yapılmalıdır. 103 hesap manuel borç çalıştırılarak kapatılacağı zaman da karşılığında çalışacak hesap muhasebe kurallarına göre uygun bir alacak hesap olmalıdır. Doğrudan 325 hesabın çalıştırılması doğru değildir. Şayet alacaklıya ait kimlik bilgilerinde bir hata var ve düzeltme işlemi yapılarak ilgiliye ödeme yapılacak ise, 103 hesap borç 333 14 hesap alacak kaydı yapılarak 103 hesap kapatılır ve sonrasında 333.14 hesaba borç- 325 hesaba alacak kaydı ile tekrar ödeme süreci başlatılır.
333.14 hesap borç çalıştırılacağı zaman sistemin alacak kaydını mutlaka görmesi gerekmektedir. Bu nedenle, bu hesap borç çalıştırıldığında da alacağındaki detay bilgilerin tam olarak girilmesi gerekmektedir. Ancak, 333 14 hesabın alacak kaydı sırasında istisnai de olsa sistemsel olarak bazen detay bilgilerde eksiklik olabilmekte ve çıkış işlemi yapılamamaktadır. Örneğin hesaba alma tarih ve numarası boş olabilmektedir. Bu durumlarda merkeze göndereceğiniz bir çağrı ile detay alandaki eksik bilginin güncellenmesi sağlanarak işlem sonlandırılmalıdır.
8-Banka Hesap Özet Cetvelini incelediğimizde vergi dairesi adına yaptığımız ret ve iade ödemesine ilişkin tutarların geri geldiği görülmüştür, bu durumda ne yapmalıyım?
Gönderilen talimat geri gelmiş ise ilk soru ve cevapta belirtildiği gibi 2009/2 sayılı say2000i duyurusunun 5. Bölümüne göre işlem yapılır. Ancak bu ret ve iade ödemesi olduğundan tekrar işlem yapılabilmesi için buna ilişkin bilgilerin vergi dairesine gönderilip talimatın doğru bir şekilde vergi dairesinden tekrar gelmesi gerekmektedir.Buna göre; öncelikle iade gelip ödenemeyen talimat için say2000i den manuel olarak 102 Banka hesabı borç- 333 14 hesap alacak kaydı (333 14 hesabın alacak detayı ve çekno/gönderme emri no tam ve doğru yazılmalıdır) yapılır. Söz konusu kayıt, KEÖS uygulaması içinde Ödeme Hesabı/Ret ve İade İşlemleri/Manuel Olarak Kapatılanlar ekranına otomatik olarak yansır. Ekrandan ilgili satır seçildikten sonra “Muhasebeleştir” butonuna basılarak sistemin otomatik olarak 333 14 borç- 511 alacak kaydı yapması sağlanır (Bu kayıt kesinlikle ve hiçbir şekilde manuel olarak yapılmayacaktır). Böylelikle kayıt vergi dairesine gönderilir. Vergi dairesi de ilgiliye ödeme yapabilmek için hatalı bilgileri düzelterek talimatı muhasebe birimine tekrar gönderir (Bu hususta ayrıntılı bilgi için ilgili kılavuza bakınız).
9-Talimatları KEÖS den aktardık ancak Bankada Ara ekranında Bakiye Yetersiz yazıyor ne yapmalıyım?
KEÖS uygulamasında talimatların TCMB tarafından gerçekleştirilebilmesi için muhasebe birimlerinin ödeme hesabında yeterli nakdin yer alması gerekmektedir. Bilindiği üzere, Hazine nakit taleplerini gün sonlarında elektronik olarak karşıladıktan sonra, bir iş günü sonrası da muhasebe birimlerinin ödeme hesabına nakit aktarımının yapılması için Merkez Bankasına talimat vermektedir. Merkez Bankası, Hazineden gelen talimat doğrultusunda her bir muhasebe biriminin ödeme hesabına nakit aktarmaktadır. Merkez Bankasının nakit aktarımı gerçekleşinceye kadar, söz konusu talimatların durumu Bakiye Yetersiz olarak görülmektedir. Bu durumda, nakit aktarımının gerçekleşmesi beklenerek, ara ara talimatların durumu kontrol edilmelidir.
10-Saymanlığımıza ait banka hesap özeti cetveli alındığında açıklama kısmında sadece saymanlığımızın adı görünmektedir. Bu ne anlama gelmektedir?
Bilindiği üzere, saymanlıkların ödeme hesabında yer alan ve kullanılmayan bakiyeler gün sonunda, alıcı banka tarafından TCKN/VKN hesap no/IBAN uyumsuzluğu gibi nedenlerle iade olan tutarlar ise anında Hazine hesaplarına iade edilmektedir. İade işlemi sırasında banka hesap özeti cetveli açıklama alanında saymanlığın ismi yazmaktadır. Bu ifadeden paranın Hazineye iade edildiği anlaşılmaktadır. Dekont alınarak paranın Hazineye iade edildiği görülebilir
11-Talimatları onaya sunduğumuzda bazı talimatlar için “Lehdar Adı Boş Olamaz” uyarısı ekrana gelmektedir. Bu durumda ne yapılmalıdır?
Bilindiği üzere sistemimizde TCKN ve VKN bilgisi, Say2000i’de bulunan Muhasebe Kayıt Formu’nda yer alan Mernis-Vedop Sorgu butonuyla yapılmaktadır. Burada da açılan ekranda, tanımlı olmayan TCKN/VKN ilgili alana yazılarak Mernis/Vedop’tan Getir butonuna basılır. Gelen bilgi Kaydet butonuyla sisteme kaydedilir. Bundan sonra KEÖS’ten işleme devam edilir.
12-Talimat Aktarma Yetkilisi Rolü kime verilir?
Talimat aktarma yetkilisi rolü sadece muhasebe yetkililerinin yardımcılarına verilir.
13-Birim Sorumlusu vekalet işleminde 505 yetkisi
KEÖS te kurum sorumlusu; birim sorumlusunun görevinden geçici ayrılması durumunda, yerine vekalet edecek personeli yetkilendirdiğinde say2000i ve KBS’ de 505 yetkisi otomatik verilmiş olur.
14-Şifre sorunu
KEÖS’te sisteme şifresi ile giriş yapamayan uç kullanıcının KBS ve KEÖS şifresi birim sorumlusunca, birim sorumlusunun KBS ve KEÖS şifresi ise kurum sorumlusunca resetlenebilir.
15-Sertifika şifresi sorunu
Sertifika şifresiyle sisteme giremeyen uç kullanıcının, birim sorumlusunca sistemden silinip yeniden tanımlanması gerekir.-Sertifika şifresiyle sisteme giremeyen birim sorumlusunun, kurum sorumlusunca sistemden silinip yeniden tanımlanması gerekir.
-Sertifika şifresiyle sisteme giremeyen kurum sorumlusu için Merkez Bankasınca yeni CD üretilmesi gerekir.
Not: Yakında yapılacak bir güncelleme ile sertifika şifresini unutan kullanıcının tekrar silinip eklenmesine gerek kalmadan sertifikasını oluşturabilmesine olanak sağlanacaktır.